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Dokumentation ist das A und O
Beschluss der Vergabekammer des Bundes, VK 2-59/25 vom 7. August 2025

Unterlässt ein Auftraggeber die Dokumentation wesentlicher Schritte im Vergabeverfahren, kann er die ordnungsgemäße Durchführung der Vergabe nicht nachweisen. Die Gründe für Auswahlentscheidungen und den Zuschlag sind solche wesentlichen Schritte.

Dokumentiert ein Auftraggeber eine wesentliche Entscheidung nicht im Vergabevermerk, entfaltet der Vermerk insofern negative Beweiskraft, als davon ausgegangen wird, dass der Auftraggeber die Entscheidung nicht getroffen hat.

In der Entscheidung ging es maßgeblich um die Dokumentation der Gleichwertigkeitsprüfung von angebotenen Produkten mit den im Leistungsverzeichnis vorgegebenen Produkten.

Sachverhalt
Die Auftraggeberin machte einen Auftrag über den Einbau von Türen und Fenstern sowie Verglasungs- und Fassadenarbeiten bekannt. Laut Bekanntmachung war dem Angebot seitens der Bieter u. a. das bepreiste Leistungsverzeichnis (LV) beizufügen. Darin waren an mehreren Stellen Produkte des Herstellers H. als Leitfabrikate „oder gleichwertige Produkte“ anzubieten. Antragstellerin und Beigeladene gaben fristgerecht ihre jeweiligen Angebote ab. Die Vergabeakte enthält keine Angaben zur Prüfung der Gleichwertigkeit von angebotenen Produkten, welche nicht die im LV genannten Leitfabrikate sind.

Die Auftraggeberin beabsichtigte, den Zuschlag auf das Angebot der Beigeladenen zu erteilen. Daraufhin rügte die Antragstellerin, ihr sei aufgrund ihrer Marktkenntnisse bekannt, dass die Beigeladene nur Produkte verarbeite, die nicht den Mindestanforderungen des LV entsprächen und die auch nicht über die geforderten Nachweise verfügten. Durch das Angebot „minderwertiger Produkte“ habe sich die Beigeladene einen Preisvorteil verschafft.

Nachdem die Auftraggeberin es abgelehnt hatte, dem Rügevorbringen abzuhelfen, weil die Antragstellerin binnen zehn Tagen nach Erhalt des Submissionsprotokolls die vermeintliche Minderwertigkeit der von der Beigeladenen angebotenen Produkte hätte rügen müssen und das Angebot der Beigeladenen zudem die Vorgaben des LV erfülle, beantragte die Antragstellerin die Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens.

Sie ist der Ansicht, das Angebot der Beigeladenen sei nach §§ 16 EU Nr. 2, 13 Abs. 1 Nr. 5 VOB/A von der Wertung auszuschließen. Die Auftraggeberin habe im LV zwingende Vorgaben gemacht, welche teilweise nur durch Produkte der H. erfüllt werden könnten. Diese seien an ca. 50 Stellen im LV als Leitfabrikat benannt worden. Die von der Beigeladenen angebotenen Produkte der Hersteller X genügten den gestellten Anforderungen nicht. Außerdem habe die Auftraggeberin nicht hinreichend dokumentiert, dass die von der Beigeladenen angebotenen Produkte gleichwertig mit den im LV vorgegebenen Leitfabrikaten H. seien. Das Angebot der Beigeladene sei auch nach § 16 EU Nr. 4 VOB/A auszuschließen, weil die Auftraggeberin mehrfach Nachweise und Erklärungen nachgefordert habe.

Die Auftraggeberin meint, das Vorbringen der Antragstellerin sei präkludiert. Der Antragstellerin sei die Platzierung ihres Angebots bereits nach der Übersendung des Submissionsprotokolls am 5. Mai 2025 bekannt gewesen. Seitdem habe die Antragstellerin keine neuen Erkenntnisse erlangt, sodass die am 25. Juni 2025 erhobene Rüge verfristet sei.

Nach Ansicht der Vergabekammer ist der Nachprüfungsantrag zulässig und begründet.

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